Objet et champ d’application
Les présentes conditions encadrent l’utilisation du site Auberges Pour Groupes et de son service de recherche, de sélection et de mise en relation. Le service est édité par SOLID Ventures, Avenue Louise 209/7, 1050 Bruxelles, Belgique, numéro d’entreprise 0758.533.268, TVA BE0758533268.
Elles s’appliquent à la personne qui demande des propositions pour un groupe, ci-après l’« organisateur ». Les conditions propres à l’établissement choisi s’appliquent séparément à la réservation et au séjour.
Un service de recherche et de mise en relation
L’organisateur décrit son projet une seule fois. Notre équipe peut préciser ses besoins, consulter des établissements susceptibles d’accueillir le groupe et présenter les propositions reçues sur une page d’offres.
Ce service de recherche est gratuit pour l’organisateur et sans engagement tant qu’aucune réservation n’a été confirmée avec un établissement. Nous mobilisons nos meilleurs efforts pour répondre rapidement, sans garantir un nombre minimal d’offres, un délai fixe ni la disponibilité d’un établissement.
La demande de devis
Une demande doit décrire le séjour de manière sincère et suffisamment précise : destination, dates, effectif, composition générale du groupe, besoins de chambres, repas, budget et demandes utiles. Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour traiter la recherche.
L’organisateur confirme disposer de la capacité nécessaire pour agir au nom du groupe ou de l’organisation concernée. Il nous informe rapidement de toute modification susceptible d’affecter les propositions.
Sélection et présentation des propositions
Les principaux critères de sélection sont l’adéquation avec la destination, les dates, la capacité, le type de groupe, les chambres et repas souhaités, le budget, les conditions de paiement et d’annulation, la qualité des informations disponibles et la réactivité de l’établissement.
L’ordre d’affichage peut également tenir compte des préférences exprimées par l’organisateur et de la fiabilité opérationnelle observée. SOLID Ventures est généralement rémunérée par les établissements lorsqu’une réservation est confirmée par son intermédiaire. La commission standard est de 10 %. Des taux de commission préférentiels peuvent être réservés à nos partenaires privilégiés. Ces liens commerciaux peuvent départager des propositions comparables, sans remplacer les critères de pertinence pour le groupe.
Contenu et validité des offres
Les offres présentées reprennent les informations communiquées par l’établissement et vérifiées dans la mesure raisonnablement possible : prestations, capacité, prix, taxes ou frais identifiés, durée de validité, modalités de paiement et conditions d’annulation.
Une offre reste soumise à sa durée de validité, à la disponibilité réelle et à la confirmation finale de l’établissement. Une erreur manifeste, une information incomplète ou un changement signalé par l’établissement est rectifié dès que possible et porté à la connaissance de l’organisateur.
Réservation et contrat avec l’établissement
Le contrat d’hébergement est conclu entre l’organisateur — ou l’entité qu’il représente — et l’établissement qui confirme la réservation. L’établissement demeure le fournisseur des nuitées et des services associés, fixe ses disponibilités et exécute le séjour.
Avant de confirmer, l’organisateur reçoit ou peut consulter un récapitulatif précisant les prestations, le prix, les échéances, les conditions d’annulation et les coordonnées utiles. Les documents et informations de paiement peuvent être centralisés dans le dossier Auberges Pour Groupes en ligne pour simplifier le suivi ; le bénéficiaire, la méthode et l’échéance applicables sont ceux indiqués dans les documents de réservation.
Toute préférence enregistrée dans l’espace d’offres aide notre équipe à poursuivre la recherche. Elle ne vaut pas, à elle seule, acceptation d’une offre ni ordre de paiement.
Modification, annulation et droit de rétractation
Les règles de modification, d’annulation, d’acompte, de non-présentation et de remboursement sont celles communiquées avant la réservation et reprises dans le contrat ou la confirmation de l’établissement. L’organisateur doit les lire avant de confirmer.
Pour une prestation d’hébergement fournie à une date ou pendant une période déterminée, le droit de rétractation de quatorze jours peut être exclu par la loi. L’établissement doit fournir l’information précontractuelle applicable. Les droits impératifs éventuellement attachés à un forfait touristique ou à une autre qualification légale restent pleinement applicables.
En cas de changement, notre équipe facilite les échanges et recherche une solution avec l’établissement, sans pouvoir garantir qu’une modification sera possible ou sans frais.
Engagements de l’organisateur
L’organisateur s’engage à :
- fournir des informations exactes et à jour sur le séjour et le groupe ;
- utiliser la page d’offres, les codes reçus et les documents uniquement pour le dossier concerné, sans les partager avec des personnes non autorisées ;
- vérifier l’offre, les conditions de l’établissement et les exigences de voyage avant toute confirmation ;
- respecter les échéances convenues et informer rapidement Auberges Pour Groupes et l’établissement de tout changement ;
- ne pas transmettre de données personnelles sensibles ou nominatives sur les participants, en particulier les mineurs, sauf nécessité clairement établie et canal approprié convenu avec notre équipe.
Nos engagements et notre responsabilité
SOLID Ventures exécute le service de mise en relation avec diligence, met en œuvre des mesures adaptées pour sécuriser les accès en ligne et corrige les informations inexactes qui lui sont signalées.
L’établissement reste responsable de l’exactitude définitive de son offre, de la conformité et de la sécurité de ses locaux, ainsi que de l’exécution du séjour. SOLID Ventures n’est pas responsable d’un manquement propre à l’établissement, mais accompagne l’organisateur dans le traitement d’une difficulté portée à sa connaissance.
Aucune stipulation ne limite une responsabilité qui ne peut être exclue par la loi. Pour les autres dommages, chaque partie répond des conséquences directes et prévisibles de ses propres manquements. Une partie n’est pas tenue d’un retard causé par un événement extérieur raisonnablement insurmontable, sous réserve d’en informer l’autre et d’en limiter les effets.
Données personnelles et sécurité
Les informations de la demande, des échanges et de la page d’offres sont utilisées pour rechercher des établissements, présenter et suivre les offres, sécuriser l’accès et, le cas échéant, accompagner la réservation.
Les finalités, bases légales, destinataires, durées de conservation et droits sont détaillés dans notre politique de confidentialité. L’organisateur doit nous signaler immédiatement toute suspicion d’accès non autorisé à son e-mail, à un code ou à son dossier d’offres.
Questions, réclamations et droit applicable
Une question sur la recherche ou le suivi peut être adressée à sejours@aubergespourgroupes.com. Nous étudions chaque demande de façon loyale et cherchons d’abord une solution amiable. Une réclamation relative à l’exécution du séjour doit aussi être transmise à l’établissement, qui est partie au contrat d’hébergement.
Le service de mise en relation et les présentes conditions sont régis par le droit belge. Ce choix ne prive jamais un consommateur ou un non-professionnel des protections impératives dont il bénéficie dans son pays de résidence. Les juridictions compétentes sont déterminées par les règles obligatoires applicables ; aucune clause n’impose à un consommateur de renoncer à son juge légalement compétent.
Si notre échange amiable n’aboutit pas, un consommateur peut consulter ConsumerConnect, le portail officiel du SPF Économie, qui l’aide à identifier le service de médiation approprié. Cette orientation ne limite aucun recours prévu par la loi.
Évolution des conditions
Nous pouvons faire évoluer ces conditions pour refléter une amélioration du service ou un changement juridique, technique ou organisationnel. La version publiée lors d’une demande s’applique au service de mise en relation concerné, sauf changement rendu obligatoire par la loi.
Une modification ne change pas rétroactivement les conditions d’une réservation déjà confirmée avec un établissement.