Les réponses utiles pour recevoir des groupes et proposer vos offres

Auberges Pour Groupes accompagne des écoles, clubs, associations et autres organisateurs. Votre établissement a pu être identifié comme pertinent pour une destination ou un besoin précis. La réception d’une demande ne vaut toutefois pas encore activation du partenariat : pour transmettre une offre, votre établissement doit être référencé dans notre réseau et les conditions applicables doivent avoir été acceptées.

Deux conditions sont indispensables : votre établissement doit d’abord être référencé dans le réseau Auberges Pour Groupes, puis un représentant habilité doit accepter les conditions partenaires et les conditions commerciales présentées dans l’espace partenaire. Une fois ces étapes validées, vous pouvez répondre aux demandes compatibles avec votre établissement.

Envoyez une demande d’inscription avec les informations principales de votre hébergement. Notre équipe vérifie le profil, prépare l’accord correspondant et vous transmet un accès personnel. Le partenariat devient actif après l’acceptation des conditions. L’inscription seule ne permet donc pas encore de déposer une offre.

Non. L’inscription et l’accès à l’espace partenaire sont gratuits. La commission standard est de 10 % sur les réservations confirmées par l’intermédiaire d’Auberges Pour Groupes. Le taux, l’assiette et les modalités réellement applicables sont ceux indiqués dans l’accord propre à votre établissement.

Les conditions doivent être acceptées par une personne habilitée à engager l’organisation concernée. Lors de l’acceptation, cette personne confirme son identité, sa fonction et le périmètre d’établissements couvert par l’accord.

Dans votre espace partenaire, vous pouvez préciser les types et tailles de groupes acceptés, l’âge minimum des mineurs, les séjours le week-end, les nuitées uniques, les périodes d’été et les formules de repas proposées. Notre équipe utilise ces informations pour mieux cibler les demandes envoyées.

Non. Le nombre de demandes dépend de la destination, des dates, de la capacité, du budget, du profil des groupes et de vos préférences. Le référencement ne garantit ni volume de sollicitations ni réservation.

Vous recevez les informations nécessaires pour évaluer la demande et préparer une offre : destination, dates, effectif, configuration recherchée, repas, budget et besoins utiles lorsqu’ils sont disponibles. Ces données doivent rester limitées au traitement du dossier concerné.

Indiquez au minimum les disponibilités, la configuration des chambres, les prestations incluses, le prix total et sa devise, les taxes ou frais identifiés, la durée de validité ainsi que les conditions de paiement et d’annulation. Ajoutez toute restriction utile à la décision du groupe.

Vous restez responsable de vos tarifs et du contenu de votre offre. Nous transmettons la proposition pertinente au groupe sans en modifier les conditions. Présentez toujours un prix clair et complet afin d’éviter toute ambiguïté sur les prestations, taxes et frais.

Notre équipe vous informe lorsqu’une proposition avance vers la confirmation et facilite les échanges nécessaires. Une demande ou la simple présentation d’une offre ne constitue pas une réservation. La réservation n’est acquise qu’après une confirmation explicite selon les modalités du dossier.

Les propositions sont appréciées selon leur adéquation avec la destination, les dates, la capacité, le type de groupe, les chambres, les repas, le budget, les conditions de paiement et d’annulation, la qualité de l’offre, la disponibilité et la réactivité. Aucun critère isolé ne garantit la sélection.

Prévenez immédiatement Auberges Pour Groupes. Tant que l’offre est valide, vous devez maintenir les disponibilités annoncées ou signaler sans délai tout changement. Si une réservation a déjà été confirmée, les engagements et conditions contractuelles applicables doivent être respectés.

Oui, avant confirmation, en transmettant clairement la version corrigée ou la demande de retrait à notre équipe. La modification ne doit pas être considérée comme prise en compte tant qu’elle n’a pas été confirmée. Après réservation, toute modification dépend du contrat conclu avec l’organisateur.

Elle indique jusqu’à quelle date le prix, les disponibilités et les conditions proposés restent valables. Passé ce délai, le groupe peut toujours demander une mise à jour, mais une nouvelle confirmation de votre part est nécessaire.

Non. Les données d’une offre sont utilisées par Auberges Pour Groupes pour traiter le dossier et sont présentées à l’organisateur concerné. Les autres partenaires n’accèdent pas à vos offres, et vous n’accédez pas aux leurs.

Précisez les règles applicables au bloc de groupe et, si elles diffèrent, celles de chaque chambre ou participant. Mentionnez les échéances, les montants conservés, les possibilités de réduction d’effectif et les éventuelles conditions de remboursement.

Indiquez clairement le montant ou le pourcentage, la date d’échéance, le mode de paiement, les conditions de remboursement et le solde restant. Ces éléments peuvent varier d’un dossier à l’autre, mais ils doivent apparaître dans l’offre avant confirmation.

Distinguez le prix des prestations, les taxes en pourcentage, les taxes fixes et les frais obligatoires tels qu’une taxe de séjour, des frais de ménage ou un supplément imposé. Si un montant n’est pas encore connu, signalez-le explicitement plutôt que de l’omettre.

Il s’agit de la date après laquelle les chambres non réservées dans le bloc peuvent être libérées et le tarif de groupe ne plus être garanti. Indiquez cette date ainsi que ses conséquences directement dans l’offre.

L’attrition fixe la part minimale du bloc que le groupe s’engage à utiliser ou à payer. Si vous appliquez cette règle, précisez le pourcentage, les dates de calcul, les chambres concernées et les conséquences financières de façon explicite.

La commission standard est de 10 % sur les réservations confirmées par l’intermédiaire d’Auberges Pour Groupes. Certains partenaires peuvent bénéficier de conditions préférentielles. Votre accord précise toujours le taux réellement applicable, son assiette, sa devise et les modalités de facturation.

Si le contact résulte d’une mise en relation par Auberges Pour Groupes, tenez notre équipe informée de la confirmation, des modifications, annulations, non-présentations et remboursements. Les conditions commerciales prévues dans votre accord continuent de s’appliquer au dossier.

Écrivez à sejours@aubergespourgroupes.com en indiquant le nom de l’établissement, la référence du dossier et la solution recherchée. Pour une modification urgente de disponibilité ou d’offre, répondez directement au message reçu afin que le dossier soit identifié rapidement.