Document en vigueur — mis à jour le
Un cadre commun, complété par votre accord
Les présentes conditions v2.1 organisent la collaboration entre SOLID Ventures, éditrice du service Auberges Pour Groupes, et l’établissement qui rejoint le réseau, ci-après le « partenaire ».
L’accord présenté dans l’espace partenaire précise les éléments propres à l’établissement : entité contractante, référence, modèle de rémunération, assiette, taux, devise et, le cas échéant, conditions particulières. Ces conditions particulières priment en cas de différence avec le présent cadre général.
La personne qui accepte l’accord confirme être habilitée à engager l’établissement. La version acceptée, l’identité déclarée, la fonction et l’horodatage sont conservés. L’e-mail de confirmation indique la version acceptée et donne accès aux conditions correspondantes.
Objet du partenariat
Auberges Pour Groupes met en relation le partenaire avec des organisateurs de séjours dont les besoins peuvent correspondre à sa capacité et à ses préférences. L’inscription et l’accès à l’espace partenaire sont gratuits.
Le partenaire reste libre d’accepter ou de refuser chaque demande et ne bénéficie d’aucune garantie de volume. De son côté, Auberges Pour Groupes rassemble, clarifie et transmet les offres pertinentes, puis facilite les échanges jusqu’à la confirmation et le suivi du dossier.
Référencement et qualité de la fiche
Le partenaire fournit des informations professionnelles exactes et à jour : identité, coordonnées, localisation, capacité, types de chambres, équipements, services, accessibilité, règles d’accueil, visuels et toute autorisation utile.
Il dispose des licences, assurances et autorisations nécessaires à son activité et signale rapidement toute modification importante, notamment une fermeture, un changement de capacité ou une restriction d’accueil. Auberges Pour Groupes peut demander une précision ou différer la publication d’un contenu incomplet afin de présenter une fiche fiable aux organisateurs.
Demandes de groupes et offres
Le partenaire choisit les catégories de groupes, tailles, périodes et configurations qu’il souhaite recevoir. Auberges Pour Groupes peut utiliser ces préférences pour limiter les sollicitations peu pertinentes.
Pour chaque demande retenue, le partenaire communique dans le délai utile une offre claire comprenant au minimum les disponibilités, la configuration des chambres, les prestations incluses, le prix total et sa devise, les taxes ou frais identifiés, la durée de validité, ainsi que les conditions de paiement et d’annulation.
Le partenaire maintient l’offre pendant sa durée de validité ou informe immédiatement Auberges Pour Groupes d’un changement. L’envoi d’une demande ne constitue ni une réservation ni une promesse de réservation.
Confirmation et relation avec le groupe
Lorsqu’une offre est retenue et confirmée, le contrat d’hébergement est conclu entre le partenaire et l’organisateur, ou l’entité qu’il représente. Le partenaire est responsable de l’exécution des nuitées et services convenus, de l’information précontractuelle applicable et de ses propres conditions d’accueil, de paiement, d’annulation et de remboursement.
Auberges Pour Groupes peut centraliser les confirmations, documents contractuels, factures et échanges pour faciliter le suivi. Cette assistance ne transforme pas SOLID Ventures en fournisseur des prestations réalisées par l’établissement.
Commission et conditions commerciales
La commission standard est de 10 % sur les réservations confirmées par l’intermédiaire d’Auberges Pour Groupes. Des taux préférentiels peuvent être réservés à nos partenaires privilégiés. Le taux réellement applicable, son assiette, son fait générateur, la devise et les modalités de facturation figurent dans l’accord propre au partenaire et prévalent sur ce standard.
Le partenaire informe Auberges Pour Groupes des confirmations, modifications, annulations, non-présentations et remboursements issus d’une mise en relation afin de maintenir un suivi et une facturation justes. Toute correction de la valeur de la réservation entraîne l’ajustement prévu dans l’accord.
Les factures sont réglées à l’échéance indiquée dans l’accord ou sur la facture. Les intérêts, indemnités de recouvrement et autres conséquences d’un retard sont ceux prévus par l’accord et par les règles impératives applicables.
Classement et visibilité des offres
Les principaux paramètres utilisés pour sélectionner ou ordonner les propositions sont leur adéquation avec la destination, les dates, la capacité, le profil du groupe, les chambres et repas recherchés, le budget, les conditions de paiement et d’annulation, la qualité et la complétude de l’offre, ainsi que la disponibilité et la réactivité du partenaire.
Les préférences de l’organisateur et la fiabilité opérationnelle constatée peuvent aussi influencer l’ordre. Le statut de partenaire privilégié ou les conditions commerciales convenues peuvent départager des offres de pertinence comparable. Il n’existe pas d’achat automatique de la première position.
Ces paramètres sont appréciés ensemble ; aucun poids fixe ne garantit un classement ou un volume. Le partenaire peut demander une explication sur le référencement ou la présentation de ses offres par le canal de réclamation décrit ci-dessous.
Accès aux données et utilisation responsable
Le partenaire accède, dans son espace privé ou par e-mail, aux seules informations de groupe nécessaires pour évaluer une demande, préparer une offre et exécuter une réservation confirmée. Il dispose également de sa fiche, de ses préférences, de ses soumissions, de ses offres et de ses documents contractuels. Il n’accède pas aux offres ou données internes d’autres partenaires.
Auberges Pour Groupes accède aux informations de la fiche, aux interactions avec les demandes, aux offres, aux statuts et aux données techniques utiles à la sécurité, au support, à la preuve et à l’amélioration du service. Après la fin du partenariat, l’accès au portail peut être fermé ; les données nécessaires aux obligations légales, comptables, contractuelles ou à la défense de droits sont conservées selon les critères de notre politique de confidentialité.
Chaque partie agit comme responsable des traitements qu’elle réalise pour ses propres finalités. Le partenaire utilise les données reçues uniquement pour la demande ou le séjour concerné, limite les accès à son personnel autorisé, protège les codes et documents, et signale rapidement tout incident.
Photos, textes et propriété intellectuelle
Le partenaire reste titulaire de ses marques, photos, textes et autres contenus. Il garantit pouvoir les fournir et accorde à SOLID Ventures une licence non exclusive, mondiale et gratuite pendant la relation, strictement nécessaire pour importer, adapter au format, traduire, afficher et promouvoir sa fiche et ses offres sur les canaux Auberges Pour Groupes.
Auberges Pour Groupes conserve ses marques, outils, présentations, modèles et bases de données. Aucune partie ne reçoit de droit autre que ceux expressément nécessaires à la collaboration.
Évolution des conditions
Tout projet de modification de ces conditions est communiqué au partenaire sur un support durable au moins quinze jours avant son entrée en vigueur. Un délai plus long est accordé lorsqu’une adaptation technique ou commerciale importante est raisonnablement nécessaire.
Pendant ce préavis, le partenaire peut poser une question, proposer un ajustement ou mettre fin à la relation avant la date d’effet. Le délai peut ne pas s’appliquer lorsqu’une modification immédiate est imposée par la loi, doit répondre à un risque imprévu et imminent de sécurité, de fraude ou de cybersécurité, ou est exclusivement favorable au partenaire sans lui imposer de nouvelle charge.
Une modification générale n’altère pas rétroactivement les conditions commerciales d’une réservation déjà confirmée.
Restriction, suspension et fin du partenariat
Une restriction ou suspension peut notamment intervenir en cas d’informations inexactes, d’offres répétitivement indisponibles, de plainte sérieuse, d’atteinte à la sécurité, de défaut de paiement, de non-respect des présentes conditions ou d’une obligation légale. Le partenaire reçoit les motifs avant ou au moment de la mesure et peut fournir ses explications.
Lorsqu’une cessation complète à l’initiative de SOLID Ventures relève du règlement européen applicable aux services d’intermédiation en ligne, ses motifs sont communiqués au moins trente jours avant sa prise d’effet. Ce délai peut être écarté lorsque la loi l’impose, en présence d’un impératif légal ou réglementaire, d’un risque pour la sécurité, de fraude, ou de manquements répétés suffisamment graves.
Hors urgence ou faute grave, chaque partie peut mettre fin au partenariat avec le préavis raisonnable indiqué dans l’accord, en tenant compte de l’ancienneté et de la relation commerciale établie. Les réservations déjà confirmées et les obligations de paiement, de confidentialité, de données et de responsabilité qui doivent survivre restent suivies jusqu’à leur terme.
Réclamations des partenaires
Le partenaire peut écrire à sejours@aubergespourgroupes.com pour toute question concernant une mesure technique, le classement, le référencement, une limitation d’accès, une facture, le comportement du service ou l’application des conditions. Il est utile d’indiquer le nom de l’établissement, la référence du dossier et la solution recherchée.
Chaque réclamation est enregistrée, confiée à une personne en mesure de réexaminer la situation et traitée gratuitement dans un délai raisonnable. Une réponse motivée est communiquée au partenaire. Les parties privilégient ensuite un échange amiable ou, lorsqu’elles le conviennent ou que la loi l’impose, une médiation adaptée avant une procédure judiciaire.
Responsabilité, confidentialité et droit applicable
Chaque partie répond de l’exécution de ses propres obligations et protège les informations non publiques reçues dans le cadre de la collaboration. Le partenaire demeure responsable de son établissement, de son offre et du séjour ; SOLID Ventures demeure responsable de son service de mise en relation et de ses propres communications.
Aucune responsabilité qui ne peut légalement être exclue n’est limitée. Pour les autres dommages, chaque partie répond des conséquences directes et prévisibles de son manquement. Aucune partie n’est tenue d’un retard dû à un événement extérieur raisonnablement insurmontable, à condition d’en informer l’autre et d’en limiter les effets.
Les présentes conditions sont régies par le droit belge, sous réserve des règles impératives applicables dans le pays d’établissement du partenaire. À défaut de résolution amiable, les juridictions compétentes sont déterminées conformément à l’accord et aux règles obligatoires de compétence.